Fuhrparkverwaltung & Fuhrparkkonzept

Quelle: knallgrün/photocase

Business Management

Fuhrparkverwaltung & Fuhrparkkonzept

»Egal, für welches Fuhrparkkonzept man sich entscheidet, seine Umsetzung muss so simpel sein, dass sich die Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren können«, sagt Markus Lerch, Leiter Regional Fleet Sales des Flottenmanagers Amag Automobil- und Motoren AG.

Eine Firma müsse sich darüber im Klaren sein, dass sich im Fahrzeugreglement getroffene Entscheidungen immer auch in den Kosten widerspiegeln, sagt Lerch und belegt das mit einem Beispiel: »Größere Reifen etwa wirken sich nicht nur auf den Reifenpreis aus, sondern auch auf den Treibstoffverbrauch.« Um langfristig effizient zu wirtschaften, benötigt man klare Budgetgrenzen: etwa über die monatliche Full-Service-Leasingrate oder die Energie-Effizienz-Kategorie. Insgesamt lassen sich bis zu 60 Prozent Kosten einsparen, schätzt die Kommunikationsgesellschaft Lünendonk in einer gemeinsamen Studie mit Tomtom – das Unternehmen bietet nicht nur Navigationssysteme an, sondern auch Lösungen beim Flottenmanagement.

Mithilfe professioneller Berater steigern die Unternehmen ihre Chancen, ungenutzte Potenziale aufzuspüren. Die Beratung beginnt bei der Wahl der Fahrzeuge. Erfahrungsgemäß dreht sich zum Zeitpunkt der Beschaffung vieles um den Preis. Danach sind die Fahrzeuge aber bis zu vier Jahre täglich im Einsatz. Wo erhalte ich Wartungsdienstleistungen, wo den besten Reifenservice, was passiert im Schadensfall? Solche Fragen lösen Prozesse aus, die optimal organisiert sein wollen.

Optimal versichern

Ähnlich sieht das der auf Firmenversicherungen spezialisierte Makler Alexander Schramm: »Auch ein kleiner Fuhrpark muss verwaltet werden. Den Aufwand sollte man nicht unterschätzen.« Die Versicherungsgesellschaften würden den Schadensverlauf von Unternehmen genauer durchleuchten als bei Privatpersonen, dafür böten sie allerdings auch individuellere Serviceleistungen an. 

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Auch ein kleiner Fuhrpark muss verwaltet werden.

Ein Beispiel, wie ein Rundum-Service aussehen kann, liefert die Fleet Company, ein Unternehmen der Nürnberger Versicherungen. Im Angebot sind zwei Komplettpakete mit fixen Preisen pro Fahrzeug und Monat. Der Service umfasst Tank- und Servicekarten, Wartung und Reparatur, Schadensmanagement sowie Bestellung und Rücknahme der Fahrzeuge. Die Nürnberger kümmert sich um die Verwaltung. Kosten, etwa Rechnungen, Steuern, TÜV oder GEZ, werden  koordiniert, monatliche Sammelrechnungen geprüft und angewiesen und alle Termine überwacht. Kosten: 33,50 Euro pro Fahrzeug im Monat. Ähnliche Modelle für diese sogenannten »Branchen-Policen« ab drei Fahrzeugen haben fast alle Versicherer im Angebot. Erst bei großen Fuhrparks ab etwa 30 Fahrzeugen wird pro Wagen abgerechnet.

Was in den Vertrag gehört

Die Höhe der Prämie hängt wesentlich von der Anzahl der Fahrzeuge, den Typen, der Unternehmensbranche, aber eben auch von schadensfrei gefahrenen Jahren ab. Die Faustregel lautet: Kleinere Flotten unter zehn Fahrzeugen werden, wie private Pkw auch, nach dem Schadenfreiheitsrabatt eingestuft. Je länger man unfallfrei gefahren ist, desto günstiger wird es. Für die Dienstwagen der Inhaber oder Geschäftsführer locken Extra-Rabatte. Manche Anbieter gewähren bis zu 15 Prozent Nachlass. Andere geben bestimmten Berufsgruppen Rabatt – die Signal und VHV Versicherung beispielsweise Handwerkern und Unternehmensgründern. Für mittelgroße Flotten (10 – 30 Fahrzeuge) gilt der einheitliche Beitragssatz. Dafür wird die Schadensquote der vergangenen drei Jahre herangezogen. Große Flotten ab etwa 30 Wagen werden nach dem Stückkostenmodell versichert. Für jedes Fahrzeug wird eine individuelle Prämie kalkuliert.

Wie sich die Prämie bestimmt

Im Gegensatz zur privaten Autoversicherung lassen sich bei Flottenverträgen neben Haftpflicht- und Kaskoanteilen zusätzlich Insassen und besondere Fahrzeugeinrichtungen versichern. Tipp: Umweltschadenhaftpflichtversicherung mit einschließen. Sie kümmert sich ebenso um Einbruchs- und Diebstahlschäden wie um die Folgen, die sich aus Fremdtransporten über Eisenbahn und Fähren ergeben können. Makler Alexander Schramm empfiehlt, für den Schadensfall einen Pannen- oder Schutzbrief sowie eine GAP-Versicherung mit in den Vertrag aufzunehmen. Sie schließt entstandene Finanzierungslücken und gleicht die Differenz aus zwischen dem Betrag, den die Vollkaskoversicherung zahlt, und noch offenstehenden Raten.

Um die Prämien günstig zu halten, bieten sich Bonussysteme für unfallfreies Fahren an. Im Zweifel helfen höhere Selbstbeteiligungen, Prämien zu sparen. »In Kooperation mit den Unternehmen analysieren wir die individuellen Schadensdaten der Firmenflotte«, sagt Harald Seliger, Kfz-Experte der R+V Versicherungsgruppe. Danach werden Maßnahmen wie Fahrerschulungen oder technische Aufrüstungen besprochen. Der Spezialversicherer Kravag geht davon aus, dass sich Unfälle um etwa ein Drittel reduzieren lassen, wenn die Fahrzeuge mit einem elektronischen Stabilitätsprogramm (ESP), einem Abstandsregeltempomaten oder einem Spurassistenten ausgestattet sind.

Do-it-yourself mit passender Software

Wer sein Flottenmanagement nicht aus der Hand geben möchte, kann mit der passenden Software fast alles alleine schaffen. Sie übernimmt die Kilometerstände automatisch aus den Tankrechnungen, Telematik-Systemen oder elektronischen Fahrtenbüchern. So bekommt man den Überblick, welche Fahrzeuge mehr oder weniger als vereinbart gefahren sind. Bei dem System der Firma Avrios geschieht es über eine grafische Benutzeroberfläche. Über sie werden die Daten in die Fahrzeugakte eingepflegt. Schäden werden so messbar gemacht und können abgelesen werden. Der Markt solcher Telematik-Systeme befindet sich im Aufwind. Experten rechnen damit, dass sich bis zum Jahr 2019 die Zahl der Systeme von 4,4 Millionen auf 8,9 Millionen verdoppeln wird.

Je nach Software stehen den Fahrern eigene Funktionen zur Verfügung, zum Beispiel das Führen eines Fahrtenbuches, die Reservierung bestimmter Fahrzeuge und eigene Auswertungen zu Fahrzeiten. Bestimmte Funktionen, etwa Zugriffe auf die fahrerspezifischen Daten und Auswertungen, sollten nur mit entsprechenden Berechtigungen möglich sein. Reparaturen und Wartungen an den Fahrzeugen gehören in die digitalen Fahrzeugakten. Die Aufträge dazu können dann über das System ausgelöst werden.

Klar ist: Flottenmanagementsysteme bieten viele Möglichkeiten, um Kosten im Blick zu behalten. Ein anderer Ansatz könnte es auch sein, sich mit anderen Unternehmen zusammenzutun und die Fahrzeugflotte gemeinsam zu nutzen – das wäre dann gewissermaßen Corporate-Carsharing.

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Auf Wachstumskurs

Eine Analyse von Berg Insight zeigt, dass sich der europäische Flottenmanagement-Markt in einer Wachstumsperiode befindet, die noch Jahre anhalten wird. Telematik-Systeme, mit denen Unternehmen ihren Fuhrpark selbst verwalten können, wachsen den Schätzungen zufolge mit einer kumulierten jährlichen Rate von 15,1 Prozent – von 4,4 Millionen Einheiten Ende 2014 auf 8,9 Millionen bis 2019.